讓財務工作交得出去，也追得到進度

一份單據收到之後，還有讀附件、整理欄位、確認窗口與追蹤處理等工作。當流程集中在一位熟悉細節的同仁身上，其他人接手時往往得重新詢問背景；工作量增加，交接也就成為新的負擔。

我們將既有授權與發票作業建置為財務協作平台，透過公司信箱驗證登入「授權結算工作簿」。同仁從共同入口查閱資料與處理狀態，接續已完成的工作，主管也能查看等待確認與需要協調的項目。

AI 協助讀取指定來源的信件與附件，整理欄位、分類並產生對應窗口的待辦。資訊不足或涉及財務判斷時，由指定人員確認；每項工作能沿著來源追到後續處理。原本靠個人記憶維持的流程，開始有了團隊共同使用的資料與責任紀錄。

• 附件必須連回衍生的工作及應接手的人。若只完成分類，卻沒有來源與責任，下一位同仁仍得重新拼湊背景。
• 資訊不足或涉及財務判斷的事項，不能只靠欄位擷取完成處理。流程需要將這些項目保留給指定人員確認。

授權與發票作業有了團隊共用的承接位置。同仁可以從已整理的資訊開始確認，回到來源查核，也看得到下一步由誰負責。主管能從同一份紀錄找到待處理事項，讓交接不再只依賴最初收件者的記憶。